Manajemen Informasi, Teknologi Informasi dan Pengetahuan

Sudah tidak heran lagi kita melihat perkembangan dunia informasi yang begitu gegap gempita dengan berbagai perubahan, baik yang berupa incremental improvement maupun yang berupa breakthrough improvement (innovasi).

Semua terjadi begitu cepat dan begitu memukau, laptop yang baru saja dibeli, tiba-tiba terasa menjadi barang kuno hanya dalam hitungan bulan, bahkan kadang-kadang dalam hitungan minggu.

Informasi menjadi dagangan yang sangat laku, dan teknologi informasi terus disempurnakan agar dapat melakukan akses terhadap informasi terkini dengan cara yang secepat mungkin, tak peduli dimana data ditempatkan dan kapan data itu baru bisa diakses. Dunia saat ini sudah tak lagi mengenal batas geografis dan batas waktu. “Semua begitu dekat dan begitu nyata!”. Siapa yan menguasa informasi dialah yang akan keluar sebagai pemenang dalam bisnis modern.

Keputusan manajemen dituntut harus cepat, sehingga diperlukan input berupa informasi yang juga harus cepat, tepat dan akurat. Semua input diolah melalui proses yang sistematis dan selaras dengan visi, misi organisasi, serta konsisten dengan rencana strategis organisasi.

Berbekal indikator-indkator yang telah diolah dari informasi yang didapat dan ditambah kemampuan manajemen menguasai teknologi pengetahuan, maka kualitas keputusan yang diambil akan sejalan dengan kualitas informasi yang didapat.

Dalam hal ini, informasi yang didapat harus sudah disaring dahulu, sehingga hanya informasi yang berhubungan dengan proses kunci, keluaran (output) maupun hasil (outcome) yang hendak dicapai saja, yang diteruskan ke manajemen.

Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam mengumpulkan data dan informasi adalah aspek-aspek yang berhubungan dengan pelanggan, kualitas produk, jasa, daya saing, masalah perbandingan operasional pasar, pemasok, karyawan maupun biaya yang dikeluarkan.

Setelah data terkumpul dan dilakukan analisa terhadap data itu, maka yang perlu diperhatikan adalah trend/kecenderungan, proyeksi/perkiraan serta sebab akibat yang belum dapat dipastikan pengaruhnya. Hasil analisa ini diperlukan untuk mendukung serangkaian proses-proses sebagai berikut :
a. Perencanaan proses
b. Tinjauan kinerja keseluruhan proses
c. Perbaikan maupun peningkatan kegiatan operasional
d. Perubahan manajemen
e. Benchmarking dengan pesaing/kompetitor

Semua kriteria yang ditetapkan dalam menentukan suatu keputusan harus berorientasi pada hasil (outcome) dan keseimbangan dari stakeholder (pelanggan, karyawan, pemegang saham, kolaborator, pemasok, mitra bisnis, masyarakat maupun lingkungan sekitar).

Dalam hal ini, organisasi harus mampu menjamin semua data/informasi sangat mudah tersedia saat diperlukan. Harus dipikirkan bagaimana caranya agar data yang diperlukan dapat dengan mudah diakses oleh penggunanya berdasar segmentasi pengguna data (karyawan, pelanggan, mira kerja, kolaborator maupun pemasok) dan data/informasi tersebut harus aman serta mudah digunakan.

Perlu juga dipikirkan untuk membuat prosedur penanganan kondisi darurat. Penanggung jawab tindak darurat harus jelas, bila perlu dengan menerbitkan surat tugas. Apa saja yang harus dilakukan oleh penanggung jawab tindak darurat bila terjadi kondisi darurat juga harus ditetapkan dengan interprestasi tunggal dan bukan interprestasi jamak.

Penanggung jawab penanganan tindak darurat harus mempunyai wakil, dengan demikian kemungkinan terjadi kekosongan penanggung jawab tindak darurat dapat diminimalkan. Disepakati juga waktu hilangnya data yang masih ditolerir, sehingga tolok ukur penanganan kondisi darurat selalu terukur. Dengan demikian dapat dievaluasi kontinyuitas ketersediaan sistem perangkat keras, perangkat lunak, dan ketersediaan data/informasi bila terjadi kondisi darurat.

Data/informasi yang dianalisa harus memenuhi beberapa aspek sebagai berikut :
a. Akurasi
b. Integritas dan realibilitas
c. Ketepatan waktu
d. Keamanan dan kerahasiaan

Selanjutnya harus dipikirkan bagaimana organisasi mengelola pengetahuan organisasi tersebut untuk mencapai hal-hal sebagai berikut :
a. Pengumpulan pengetahuan workforce
b. Transfer pengetahuan workforce
c. Transfer pengetahuan yang relevan dari dan kepada pelanggan, pemasok, mitra kerja dan kolaborator.
d. Kecepatan identifikasi, sharing dan implementasi best practice
e. Transfer pengetahuan yang relevan untuk digunakan dalam proses perencanaan startegis

Pada intinya, organisasi harus dapat memastikan kemudahan penyediaan data (termasuk mutu data), informasi, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan oleh karyawan, Pelanggan, pemasok, mitra kerja maupun kolaborator.

Jaman terus berubah, dan perubahan sudah menjadi hal yang paling pasti. Tinggal bagaimana organisasi mengelola aset pengetahuannya agar dapat menjawab tuntutan perubahan, yang bagaimanapun pasti terjadi.

Selamat mengelola data/informasi agar dapat meningkatkan kualitas hasil akhir proses organisasi.